Полезные материалы

Как подготовить документы и выбрать способ их хранения

Перед передачей документов на хранение, необходимо выполнить три подготовительных этапа: оценку ценности, описание, обеспечение сохранности.

При проведении экспертизы, оценивающей документы, их разделяют на две группы: те, которые следует передать на хранение, и те, что подлежат уничтожению. Так же определяются и фиксируются сроки хранения документов. Этим занимается опытный сотрудник, архивариус, который знаком с существующими инструкциями и правилами хранения документации.

Для хранения документов нужно выбрать место. Рекомендованных способов хранения ценных документов несколько:

В офисе компании

К этому способу прибегают очень часто, поскольку он один из наиболее доступных. Организовать хранение в офисе необходимо на должном уровне, исключить повреждение документов, ограничить попадание солнечных лучей, влаги, обеспечить стабильный температурный режим.

Хранение вне офиса

Этот способ подразумевает заключение договора на хранение с архивной компанией, которая предоставит специальное хранилище. Для этого необходимо строго учесть все передаваемые документы, обозначить сроки их хранения, обеспечить сохранность при транспортировке. За последующее хранение ответственность лежит на компании, которая обязуется придерживаться всех рекомендованных норм и создать нужные условия хранения.

Создание электронного архива

Это относительно новый способ хранения данных, который позволяет в разы сократить расход на обеспечение сохранности документов, обеспечивает максимально быстрый доступ к ним. Для создания подобного архива необходимо отсканировать все экземпляры документов, создать и структурировать базу данных предприятия, наладить работу системы. Так же наличие такого архива подразумевает существование копии, во избежание утраты данных.

На любом этапе – подготовке или собственно хранении документации - следует помнить, что утрата или повреждение документа, приведение его в негодность недопустимо, такие действия караются штрафом.